Di dunia yang serba tidak pasti, diperlukan suatu rencana kelanjutan bisnis untuk menilai dan menghadapi risiko, serta melakukan perencanaan untuk menghadapi berbagai hal yang tidak terduga.  

Kota Atlanta di Amerika Serikat pada tahun 2018 pernah mengalami serangan virus internet di komputer-komputer milik pemerintah. Gangguan pada komputer tersebut kemudian berdampak pada berbagai layanan kota, seperti polisi, pengadilan, parkir, dan layanan lainnya. Para pekerja pun dipaksa untuk menyelesaikan berbagai tugas dengan tulisan tangan. Hasil akhirnya, Kota Atlanta merugi hingga 17 juta dollar, meskipun virus itu sendiri ‘hanya’ berharga 52 ribu dollar.  

Kondisi yang berbeda terjadi di sebuah perusahaan telekomunikasi dari Jerman. Di perusahaan ini, perencanaan dilakukan dengan benar. Ketika pekerja menemukan api mendekat di fasilitas penting milik perusahaan itu, mereka memiliki sistem penanggulangan insiden untuk memberikan informasi atau peringatan dan memobilisasi pekerja dan para petugas darurat. Reaksi cepat perusahaan Jerman ini dapat terjadi karena memiliki rencana kelanjutan bisnis yang kuat dan desain jaringan berlapis untuk memastikan fasilitas perusahaan itu dapat bekerja kembali dalam waktu singkat. Sebuah rencana keberlanjutan bisnis yang tangguh memungkinkan perusahaan Jerman itu memiliki sistem penanggulangan bencana yang lebih baik dan kemampuan untuk pulih kembali secara cepat.  

Apa itu rencana kelanjutan bisnis?  

Sebuah rencana kelanjutan bisnis menjelaskan secara detail proses dan prosedur yang akan membantu operasi atau jalannya bisnis tetap berlangsung dan memulihkannya secepat mungkin saat menghadapi suatu kejadian bencana yang besar, baik itu bencana alam maupun kegagalan teknologi. Rencana kelanjutan bisnis juga membantu mengurangi dampak negatif suatu gangguan pada bisnis.  

Tanpa adanya rencana, maka sebuah perusahaan akan berisiko tidak dapat beroperasi lagi, termasuk berproduksi dan mengirimkan produknya saat terjadi gangguan yang tidak dikehendaki. Selanjutnya, kemampuan untuk pulih dari situasi yang tidak terencana ini pun akan lambat dan kurang efektif. Dampak lanjutannya adalah pada menurunnya keuntungan dan juga reputasi bisnis yang dimiliki.  

Sebuah rencana kelanjutan bisnis tidak seperti rencana pemulihan setelah bencana. Namun, rencana pemulihan bencana menjadi bagian dari rencana kelanjutan bisnis. Karena itu, rencana kelanjutan bisnis memiliki cakupan yang lebih luas.  

Empat Ancaman pada Kelanjutan Bisnis 

Ancaman pada suatu bisnis bergantung pada jenis bisnisnya sendiri dan juga tingkat risiko. Setiap brand atau merek atau jenama memiliki ancaman yang berbeda pada bisnisnya masing-masing. Karena itu, penilaian risiko sebelum membuat rencana kelanjutan bisnis dapat sangat membantu.  

Saat Anda membuat rencana untuk berbagai gangguan dan hasil yang diharapkan, berikut ini ancaman yang sering mengganggu dunia bisnis dan perlu diwaspadai.  

1, Pandemi Global 

Pandemi dapat mengganggu rencana bisnis Anda dari berbagai arah dan sudut. Di antara penyebabnya adalah ketika warga yang dipaksa untuk berada di rumah dan berusaha semaksimal mungkin untuk bekerja dari sana, telah menyebabkan peningkatan permintaan pada beberapa barang, tetapi menurunkan ketersediaan, karena pabrik-pabrik yang tutup atau gangguan pada rantai pasok.  

Salah satu rencana paling penting untuk menghadapi pandemi global adalah bagaimana orang-orang dalam perusahaan dan bisnis Anda akan saling berkomunikasi dan melakukan bisnis di luar lokasi perusahaan. Selain itu, diperlukan pula alternatif pilihan untuk ketersediaan barang atau penyedia produk jika rantai pasok terganggu.  

2, Bencana Alam 

Bencana alam terkait berbagai hal, seperti angin kencang, gempa, tsunami, letusan gunungapi, dan lainnya. Beberapa jenis bencana sulit untuk diprediksi, tetapi dapa berlangsung dengan sangat cepat (rapid onset). Mereka dapat menyebabkan kerusakan fisik pada struktur dan apa pun yang ada di dalamnya, termasuk gangguan pada rantai pasok di sepanjang area terdampak.  

3, Ketiadaan Energi 

Hilangnya kekuatan atau energi seperti listrik, jaluran komunikasi, dan macetnya air dapat menyebabkan gangguan yang parah pada jalannya bisnis sehari-hari. Kondisi ini pun dapat menyebabkan kerusakan pada aset fisik, hilangnya produksi, dan layanan.  

4, Keamanan Siber 

Serangan siber dapat terjadi pada komputer, jaringan, dan aset teknis lainnya. Contoh serangan siber di antaranya adalah serangan virus, pencurian data, memasukkan program tertentu, hingga bentuk serangan lainnya. Dampak yang terbaik adalah gangguan pada infrastruktur, sehingga sangat terbatas fungsinya hingga persoalan selesai. Namun, dampak yang paling buruk adalah ketika Anda tidak memiliki data cadangan, maka ada kemungkinan hilangnya semua data tersebut.  

Baca juga: Inilah Risiko Bencana dan Krisis untuk Bisnis di Tahun 2021

Empat Panduan untuk Rencana Kelanjutan Bisnis 

Anda mungkin dapat menghindari gangguan bisnis yang besar, tetapi selalu terjadi hal-hal yang tidak diperkirakan sebelumnya. Karena itu, Anda memerlukan rencana yang matang untuk mengembalikan bisnis setelah terjadinya bencana atau krisis.  

1, Komprehensif 

Anda mungkin tak akan pernah dapat merencanakan tindakan untuk tiap gangguan yang mungkin terjadi atau kombinasi berbagai ancaman, tetapi hal itu perlu dilakukan atau dicoba untuk direncanakan. Selanjutnya jangan pernah berasumsi bahwa rencana kerja Anda yang pertama akan bekerja dengan baik. Perlu dipastikan bahwa Anda memiliki rencana cadangan, kemudian rencana cadangan berikutnya untuk rencana cadangan yang pertama. Pertimbangkan setiap faktor yang dapat berperan untuk mengganggu bisnis. Kemudian asumsikan bahwa setiap hal dapat keliru di suatu saat dan tempat tertentu.  

2, Realistis 

Anda pasti tidak ingin berada dalam situasi bencana dan menemukan bahwa rencana terbaik Anda ternyata tidak dapat dijalankan sesuai rencana. Karena itu, realistislah pada rencana yang Anda buat dan pastikan bahwa rencana itu memiliki banyak rencana kontijensi lainnya untuk menghadapi berbagai situasi.  

3, Efisien 

Dunia bisnis sangatlah kompleks, jadi cukup masuk akal jika rencana kelanjutan bisnis pun tidaklah sederhana. Namun, meskipun demikian, rencana kelanjutan bisnis tersebut harus mampu dieksekusi secara efisien dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki. Tekanan lain dan harapan-harapan yang muncul saat terjadi bencana menyebabkan pekerjaan biasa pun akan sulit untuk dicapai. Karena itu, maka perlu dipastikan hal ini pun menjadi pertimbangan dalam rencana yang disusun.  

4, Mampu Diadaptasi 

Tak ada satu pun hal di atas kertas yang mampu melawan kekuatan alam dan kekuatan lain yang tak diharapkan terjadi pada kita. Berikan banyak ruang dalam rencana Anda untuk beradaptasi ketika situasi berubah, kadang bahkan dari menit ke menit atau detik ke detik. Rencana kelanjutan bisnis itu pun harus memperhitungkan pemantauan yang konstan dilakukan terhadap situasi yang terjadi dan sebagai fondasi yang bagus untuk mengatasi berbagai isu yang dihadapi. 

Manfaat Rencana Kelanjutan Bisnis 

Rencana kelanjutan bisnis bukanlah hal yang ‘bagus’ untuk dimiliki. Ini sangat penting untuk setiap bisnis karena gangguan dapat sangat merugikan. Beragam gangguan dapat terjadi, mulai dari serangan pada komputer di malam hari, hingga kebakaran gudang yang menghanguskan berbagai produk, kemudian gangguan pada rantai pasok yang akan menghalangi sampainya produk kita ke pelanggan.  

Tidak mempersiapkan perencanaan di masa awal kedaruratan dapat berakibat pada kerugian keuangan, kehilangan kepercayaan pelanggan dan anggota, hingga hilangnya reputasi bisnis Anda. Berikut ini beberapa manfaat dari adanya rencana kelanjutan bisnis.  

1, Menjaga Bisnis tetap Beroperasi 

Jika Anda mampu menjaga operasi bisnsi tetap berjalan melewati krisis, maka Anda dapat memitigasi kerugian keuangan dan mengirimkan pesan kestabilan bisnis pada anggota tim serta pelanggan. Karena itu, memiliki kemitraan yang kuat dengan fungsi atau bagian sumber daya manusia sangat penting di sini.  

2, Membangun Kepercayaan Pelanggan 

Pelanggan Anda ingin mengetahui, apakah Anda dapat merespon berbagai hal, sehingga mereka dapat terus berharap pada layanan dari produk atau bisnis Anda. Mereka menginginkan hal ini karena telah terbiasa dengan layanan Anda. Pada situasi bencana, para pelanggan seringkali mencari barang-barang langganan atau favorit mereka untuk melihat bagaimana perusahaan pembuat barang tersebut bereaksi terhadap tuntutan publik, kondisi yang sulit, dan mengelola krisis.  

3, Menjaga Jenama (brand) dan Reputasi 

Bencana dalam skala besar dan gangguan pada bisnis akan menjadi makanan empuk bagi media, sehingga sangat kecil kemungkinan Anda akan dapat mengikuti rencana secara tenang. Dunia akan melihat bagaimana Anda merespon gangguan tersebut. Brand atau merek atau jenama yang terlihat mempersiapkan diri untuk menghadapi gangguan dari berbagai hal secara kuat, tangguh, konsisten, dan anggun akan menunjukkan kekuatan mereka kepada para pelanggan.  

4, Melindungi Rantai Pasok 

Rantai pasok atau supply chain adalah contoh paling tepat dari ujaran, “Jangan letakkan semua telur di keranjang yang sama.” Gangguan pada rantai pasok adalah suatu hal yang biasa karena ada banyak cara hal ini dapat terjadi. Misalnya pandemi dapat menutup fasilitas produksi. Sementara kejadian bencana dapat melumpuhkan transportasi di wilayah geografis yang sangat penting. Sebuah rencana kelanjutan bisnis yang bagus dapat mengatasi ancaman atau risiko bisnis dan rantai pasok yang telah diprediksi sebelumnya.  

5, Memperoleh Keuntungan Kompetitif 

Ketika banyak industri atau bisnis terdampak suatu gangguan, kemampuan Anda untuk mempertahankan jalannya bisnis akan menunjukkan kepada pelanggan, bahwa bisnis Anda termasuk yang terbaik. Pada saat bencana, pelanggan memerhatikan secara cermat reaksi dari berbagai merk atau brand. Langkah yang cepat dan tepat akan membangun kepercayaan kepada brand Anda, menjadi nilai pembeda antara Anda dan pesaing lainnya.  

6, Memitigasi Risiko Keuangan 

Mengetahui secara cepat langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menghadapi gangguan bisnis merupakan bagian dari upaya pengelolaan risiko. Semakin lama waktu yang diperlukan untuk mengatasi gangguan, maka akan semakin tinggi risiko kerugian keuangan. Namun, jika Anda memiliki rencana yang tepat, mengetahui langkah yang terbaik untuk diambil, dan mengembalikan fungsi-fungsi bisnis secara cepat pula, maka Anda dapat menghindari kerugian keuangan seminimal mungkin.  

Baca juga: Mengelola Risiko pada Dunia Bisnis

Membuat Rencana Kelanjutan Bisnis 

Membuat rencana kelanjutan bisnis mungkin bukan saat yang paling menyenangkan dalam pekerjaan Anda. Namun, ini menjadi langkah yang sangat penting untuk menjamin keberlanjutan dan ketangguhan bisnis. Karena itu, ini sangat penting untuk Anda, anggota tim, dan seluruh komponen bisnis Anda. Ini langkah yang perlu ditanggapi dengan sangat serius oleh dunia bisnis.  

1, Mengidentifikasi Tujuan dari Rencana Kelanjutan Bisnis 

Mengelola keberlanjutan bisnis melebihi tugas bagian teknologi atau IT. Ini diperlukan dan nantinya akan diterapkan di berbagai fungsi bisnis, termasuk sumber daya manusia, operasi, hubungan masyarakat atau publik, dan lainnya. Di tingkat yang paling tinggi, tujuan membuat rencana kelanjutan bisnis adalah memastikan proses-proses bisnis yang penting tetap berjalan dan mengurangi gangguan.  

Namun demikian, setiap bisnis berbeda, karena itu Anda perlu mengidentifikasi maksud dan tujuan dari rencana kelanjutan bisnis. Tujuan ini akan memandu penilaian risiko yang Anda khawatirkan terjadi, proses kelanjutan bisnis, dan strategi pemulihan yang potensial.  

2, Membentuk Team Kesiapsiagaan dan Kedaruratan 

Pilihlah beberapa manajer atau pemimpin dan orang-orang lain yang Anda anggap akan berkontribusi saat terjadi gangguan. Pastikan seseorang dipilih sebagai pemimpin untuk memastikan berbagai hal berhasil dilakukan serta mengambil keputusan jika diperlukan.  

3, Melakukan Penilaian Risiko dan Analisis Dampak pada Bisnis 

Di sini Anda melakukan identifikasi ancaman pada bisnis, kemudian melakukan penelitian, dan menganalisis secara lengkap. Anda juga perlu mendiskusikan dengan anggota apa yang akan terjadi ketika harus mengurangi, memodifikasi, dan menghilangkan beberapa fungsi atau layanan yang penting. Pastikan Anda mendokumentasikan dan mengidentifikasi persoalan dan dampak bisnis yang terkait.  

4, Mengidentifikasi Fungsi-Fungsi Bisnis yang Penting 

Anda harus menentukan bagaimana bisnis akan mengelola layanan atau fungsi penting ketika terjadi situasi darurat. Berikut ini beberapa layanan dan fungsi yang perlu dibuatkan rencana kelanjutannya.  

Mengelola Barang Persediaan dan Kelanjutan Pasokan 

Coba pikirkan apa yang akan terjadi ketika Anda menghadapi kelangkaan suatu produk. Persoalan rantai pasok menjadi hal yang biasa terjadi pada saat bencana karena cuaca ekstrem atau pandemi. Saat bencana, apakah Anda akan memiliki cukup persediaan? apakah Anda memiliki perangkat atau sistem untuk mengelola barang persediaan? Kemudian apakah Anda memiliki rencana untuk masa ketika barang persediaan rendah atau bahkan tidak tersedia?  

Memenuhi Pesanan dan Tenggat Waktu Pengiriman 

Jika krisis terjadi, mampukan Anda memenuhi pesanan dan tenggat waktu pengiriman? Mungkin akan sangat membantu untuk memiliki beberapa layanan pengiriman barang. Misalnya Anda bekerja sama dengan satu perusahaan ekspedisi, maka perlu ditanyakan langkah apa yang akan mereka ambil untuk memastikan kelanjutan bisnis untuk menilai kemampuan mereka memenuhi pesanan dan juga tenggat waktu pengiriman pada saat terjadi gangguan pada bisnis.  

Platform yang Beradaptasi pada Situasi 

Jika krisis terjadi, dapatkah platform bisnsi Anda menyesuaikan diri, misalnya menunjukkan barang-barang yang sudah habis? Kemudian dapatkah Anda dan platform bisnis mengantisipasi lonjakan permintaan dari pelanggan ketika terjadi kekurangan dan banjir pasokan? Apakah Anda memiliki keamanan siber yang kuat dan cadangan data?  

Mengelola Layanan Pelanggan 

Selama krisis, pelanggan membutuhkan transparansi dan empati. Anda akan memerlukan rencana komunikasi untuk tim pemasaran dan komunikasi serta layanan pelanggan Anda. Bahkan, bisa jadi Anda memerlukan personil tambahan untuk menjawab pertanyaan dari para pelanggan.  

5, Menyiapkan Rencana untuk Tiap Fungsi atau Layanan yang Penting 

Perusahaan atau bisnis Anda berjalan karena kombinasi berbagai hal, seperti:  

  • Pelanggan 
  • Anggota tim 
  • Pemasok/sub-kontraktor 
  • Barang persediaan 
  • Pengiriman 

Setiap bagian ini harus memiliki rencana kelanjutannya sendiri-sendiri. Bagaimana Anda akan menghadapi situasi dengan para pelanggan? Apakah rencana komunikasi Anda berubah ketika gangguan seperti ini akan memengaruhi hidup mereka, bahkan membahayakan hidup mereka? Misalnya ketika kita menghadapi pandemi, para pelanggan pun juga menghadapi risiko itu, sehingga kita harus memiliki empati sekaligus memberikan informasi di setiap interaksi.  

Apakah Anda telah menyiapkan diri untuk mengganti pemasok untuk memastikan tidak kekurangan barang persediaan? Selanjutnya, apakah Anda memiliki alternatif atau pilihan lain ketika mitra ekspedisi Anda mengalami gangguan?  

6, Melakukan Revieu dan Memastikan Setiap Fungsi-Fungsi Bisnis telah Diperhatikan 

Revieu diperlukan agar tidak ada fungsi bisnis yang terlewat dalam rencana kelanjutan bisnis Anda. Misalnya dalam situasi krisis mungkin Anda akan lebih berfokus pada aspek operasional. Namun, jangan sekali-kali mengabaikan fungsi lainnya. Anda perlu memastikan telah mendokumentasikan beberapa hal berikut ini:  

  • Tingkat risiko bisnis 
  • Dampak pada pekerja dan pelanggan, serta bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan mereka 
  • Pembuatan kebijakan kedaruratan 
  • Sumber pendanaan yang dapat diakses ketika terjadi bencana atau krisis 
  • Organisasi eksternal atau mitra dari komunitas yang dapat bekerja sama dengan Anda dan saling menguntungkan 

7, Latih Staf; Lakukan Uji, Revisi, dan Update pada Rencana 

Sajikan rencana kepada semua pihak yang berkepentingan dan secara proaktif lakukan uji coba, sehingga dapat diketahui bahwa setiap bagian dari rencana bekerja sebagai mana mestinya. Hal ini akan membantu Anda untuk mengidentifikasi berbagai hal yang terlewat, belum dimasukkan, atau kelemahan. Kemudian, ketika Anda membuat update atau perbaikan berdasarkan masukan dan saran, maka latihan kepada staf perlu dilakukan. 

Kesimpulan 

Tak ada satu hal pun yang pasti. Mungkin Anda tidak pernah menghadapi gangguan yang besar pada bisnis. Namun, kemungkinan terjadinya gangguan dapat terjadi pada siapa saja.  

Benar-benar menyadari tingkat risiko dan apa yang perlu dilakukan untuk menjaga kelanjutan bisnis adalah titik awal yang perlu dilakukan. Hal itu akan memberikan keuntungan pada bisnis Anda dibandingkan pesaing atau kompetitor dan memitigasi risiko keuangan yang mungkin terjadi.  

Kemudian membuat rencana kelanjutan bisnis akan membantu Anda beristirahat dengan tenang di malam hari. Ketika tiap orang dalam bisnis Anda memahami, nyaman, dan terlatih untuk melaksanakan rencana, maka Anda akan merasa damai dan tenang, karena mengetahui bahwa ketika terjadi bencana, maka tidak semua hal akan hilang.  

Sumber: ‘Ecommerce Business Continuity Planning: 7 Steps to Assess Risk and Plan for the Unexpected’ oleh Victoria Fyer dari BigCommerce.com