5 Cara Melawan Kelelahan karena Zoom Meeting

Saat kita mencoba bekerja dari rumah dan melewati berbagai rapat menggunakan aplikasi Zoom, tak jarang kita malah lebih letih. Di media sosial, mulai dikenal ‘Zoom fatigue’, kelelahan karena terlalu banyak nge-zoom! 

Harvard Bussiness Review (HBR) menerbitkan artikel yang menjelaskan ‘Zoom fatigue’ ini dan memberikan beberapa kiat (tips) untuk mengatasinya. 

Ada beberapa alasan, kenapa melakukan pertemuan secara daring justru melelahkan. 

Sadar atau tidak, tetapi rapat secara daring memaksa kita untuk lebih memusatkan perhatian pada pembicaraan yang berlangsung agar bisa menyerap informasi dengan baik. 

Sebab, saat rapat secara daring dengan Zoom atau aplikasi lainnya, tak mungkin kita bertanya kepada teman yang duduk di samping kita untuk menanyakan informasi yang terlewat, seperti saat melakukan rapat tatap muka. 

Kemungkinan kita hanya bisa memanfaatkan fasilitas ‘chat privately’ untuk bertanya kepada kawan. Namun, iya kalau di sana ada kawan. Bagaimana kalau tak ada? 

Menjadi suatu hal yang canggung juga, jika kita meminta pembicara mengulang-ulang pernyataannya pada bagian yang tidak kita pahami. 

Penyebab lainnya adalah banyaknya gangguan yang menyebabkan kita kehilangan perhatian dan fokus. 

Saat rapat daring, seringkali kita juga membaca surel, mengirim pesan WhatsApp ke kawan atau grup, hingga berbagai aktivitas lainnya yang pada akhirnya mengganggu kemampuan kita untuk mendengarkan jalannya pertemuan/rapat. 

Mencoba bekerja dari rumah juga banyak sekali ‘gangguan’, misalnya ajakan rapat-rapat dan webinar lainnya. Kemudian gangguang juga datang dari orang-orang terdekat di rumah yang ingin tahu: apa yang sedang kita lakukan di depan laptop.

Apakah Anda sudah mengalaminya? 

Kelelahan melakukan rapat daring juga terjadi karena proses kita menyerap informasi dan berinteraksi melalui video. Agar terlihat memerhatikan, maka jalan satu-satunya adalah dengan melihat ke kamera hampir sepanjang waktu.

Dalam kehidupan nyata, apakah kita akan melihat terus-menerus ke lawan bicara dalam jarak yang sangat dekat dan dalam waktu lama? 

Ini tak nyaman dan tentu saja melelahkan. 

Di rapat konvensional, saat kita bosan, maka bisa melihat ke jendela, ke layar hape, atau ke berbagai hal lainnya. Namun, kemewahan itu tak bisa didapatkan saat kita melakukan rapat daring. Kita khawatir dianggap tidak memberikan perhatian sepenuhnya. 

Belum lagi jika kita mengingat, bahwa sepanjang waktu, kita terus-menerus berusaha mengalihkan perhatian dari atau justru terhipnotis pada kotak kecil berisi gambar kita sendiri. 

Kondisi itu membuat kita super sadar tiap kerutan, ekspresi, dan bagaimana semua detail kecil itu akan diterjemahkan oleh orang lain.  

Lalu, bagaimana caranya agar rapat melalui video tidak terlalu melelahkan? 

Berikut ini lima saran dari HBR yang diperoleh dari berbagai penelitian. 

1. Hindari Melakukan Beberapa Pekerjaan Sekaligus (Multitasking)

Berbagai penelitian menunjukkan, bahwa melakukan berbagai pekerjaan di waktu yang sama akan mengurangi kinerja. Saat otak Anda berubah-ubah perhatiannya, maka akan mengurangi produktivitas Anda hingga 40%. 

Saya juga pernah membaca, untuk kembali fokus ke pekerjaan yang sedang kita lakukan dari sebuah gangguan, kita memerlukan waktu sekitar 20 detik. 

Besok lagi, saat Anda berada dalam rapat daring, maka jauhkan telepon, tutup berbagai browser, dan juga aplikasi WhatsApp Anda.

Mereka bisa menunggu beberapa saat dan Anda bisa memusatkan perhatian sepenuhnya pada rapat, sehingga dapat mengingat dan menerima informasi dengan lebih baik. Nantinya saat harus membalas pesan WhatsApp juga lebih lengkap, bukan sambilan di sela-sela rapat. 

2. Alokasikan Waktu untuk Beristirahat

Lakukan istirahat singkat saat mengikuti rapat-rapat yang panjang dengan tak lupa menerapkan mode mute dan menutup akses video kita. Lihatlah ke arah lain, selain layar komputer Anda untuk mengistirahatkan mata dan dengarkan jalannya rapat tanpa perlu melihat ke layar. 

Dari sisi desain rapat, maka perlu dipertimbangkan untuk melakukan rapat-rapat singkat nan efektif, sekitar 25-30 menit, ketimbang berjam-jam tanpa hasil yang jelas seperti biasanya.

Langkah ini perlu diimbangi dengan agenda yang jelas, bahan-bahan rapat yang sudah dibagikan sebelumnya, dan aturan-aturan rapat yang jelas pula. 

3. Kurangi Gangguan di Layar

Selain gangguan atau godaan untuk melihat diri Anda sendiri secara terus menerus, layar komputer kita juga memendam jutaan gangguan lainnya. Misalnya membaca surel dan pesan singkat, melanjutkan pekerjaan, membaca berita, menonton video di Youtube, melihat-lihat foto, dan lainnya. 

Rapat melalui video tak hanya membuat kita mampu melihat wajah orang lain, tetapi juga mampu melihat latar belakang (background) mereka. Kita semua berada di ruang-ruang yang berbeda dan itu semua dapat mengganggu konsentrasi. 

Anda dapat melihat perabotan yang ada di ruangan, judul buku yang berada di rak, hingga berbagai hal lain yang turut masuk ke dalam layar Anda. 

Semua informasi tersebut, akhirnya membuat otak kita juga makin lelah, karena harus memprosesnya.

Oleh sebab itu, disarankan menggunakan latar belakang yang netral, seperti tembok, pemandangan yang menenangkan, dan lainnya.

Lebih lanjut, guna menghindari gangguan, maka perlu dibuat semacam peraturan, bahwa siapa saja yang tidak sedang bicara perlu mematikan videonya. 

Agar perhatian para pendengar tidak terganggu, maka perlu juga diperhatikan, bahwa yang masuk ke dalam kamera sebaiknya adalah zona kepala hingga ke bahu. Ini sangat penting, untuk menghindari fokus pada mulut, dagu, apa lagi hanya lubang hidung yang terlihat, hahaha. 

4. Terapkan berbagai layanan dan peraturan

Semua ini diperlukan untuk menghindari kelelahan karena ketidakjelasan pembicaraan di Zoom, misalnya saat ada seseorang yang secara tak sengaja menekan tombol audionya (unmute), sehingga pembicara utama terganggu.

Oleh sebab itu, perlu ada dukungan dari rekan-rekan IT untuk menjaga agar koneksi, giliran bicara, hingga menertibkan mereka yang bandel atau belum terbiasa dengan aplikasi. 

Upaya lebih jauh juga bisa dilakukan, misalnya dengan menyediakan seorang moderator yang mengatur jalannya diskusi atau rapat.

Selain itu, seperangkat peraturan yang disampaikan sebelum sesi rapat juga bisa membantu.

Sebab, orang merasa cenderung makin lelah saat tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka, ketidakjelasan peraturan, hingga mengalami berbagai gangguan tak perlu. 

5. Tak semua harus Video Call

Jika bisa menggunakan telepon biasa atau bahkan surat elektronik (surel/email), maka tak perlu semua hal dilakukan dengan panggilan video.

Ini akan membantu Anda beristirahat. Ini bukan hanya membantu Anda, tetapi orang lain pun akan senang melakukannya, karena berarti istirahat pula untuk mereka. 

Penggunaan video sebelum krisis karena virus Korona ini dipandang intim dan hanya pada orang-orang terdekat, tetapi saat ini menjadi jamak dilakukan.

Kendati demikian, jika orang atau grup yang kita ikuti belum dikenal, ada baiknya tetap menggunakan pilihan tradisional, seperti telepon dan surel. 

Apalagi jika ada permintaan video call melalui aplikasi pribadi, bukan Zoom, seperti WhatsApp, Facebook, IG dari orang tak dikenal, maka Anda dapat menolaknya dan menyarankan komunikasi menggunakan panggilan telepon. 

Itulah lima saran dari HBR, apakah Anda punya pengalaman dan saran lain dalam melakukan rapat secara daring?

Leave a Reply