Kiat: Tugas kepada Anak Magang

Pemagang dan kantor selalu berkolaborasi
Komunikasi yang baik antara perusahaan dan pemagang sangat penting (Pexels)

Sudah hampir dua bulan ini saya diberi tugas untuk mendampingi mahasiswa yang magang di kantor. Total ada lima mahasiswa magang yang harus didampingi.

Setelah membaca tulisan sahabat saya Aditya Sani yang berjudul ‘Tips Sukses di Tempat Magang’, saya pun mendapat inspirasi untuk menuliskan tentang permagangan. Jika Adit memberikan tips untuk anak magang, saya ingin berbagi tips bagi tempat kerja yang menerima anak magang.

Seperti yang sudah Adit tuliskan, magang adalah kesempatan bagi pelajar untuk menerapkan ilmu yang didapatkan di bangku sekolah, memperluas jaringan, dan pengalaman kerja yang sebenarnya. Persoalannya, banyak tempat magang belum memiliki konsep yang jelas, apa perlakuan atau tindakan yang pas untuk anak magang. Akibatnya, tujuan atau harapan anak magang tidak sesuai dengan kenyataan yang mereka terima.

Anak magang menginginkan pengalaman kerja, namun berujung pada duduk-duduk di kursi tanpa tugas yang jelas.

Belajar dari pengalaman tersebut dan setelah mendapat tugas untuk mendampingi anak magang, maka saya pun melakukan berbagai kreasi karena tidak ada arahan atau panduan yang jelas dari para pemimpin mengenai apa tindakan yang pertama-tama harus dilakukan dan tindakan berikutnya.

Beragam kreasi tersebut sedikit banyak saya rancang agar sesuai dengan kondisi kerja yang sebenarnya. Jika Anda mendapatkan tugas untuk mendampingi anak magang atau kantor Anda menerima anak magang, maka mungkin rancangan ini dapat berguna.

1. Kenapa Mereka Datang?

Simon Sinek dalam bukunya ‘Start With Why’ menuliskan bahwa kita harus memulai segala sesuatu dengan mengajukan pertanyaan ’kenapa’.

Begitu pun manakala ada anak magang yang datang ke tempat kita, maka pertanyaan pertama adalah kenapa mereka datang?

Kendati kita barangkali sudah tahu alasannya, yaitu ingin mendapatkan pengalaman kerja, tetapi terkadang ada alasan tambahan. Misalnya, kenapa di antara banyak kantor, mereka memilih kantor kita?

Hal ini penting, sebab selain untuk mendapatkan pengalaman kerja, seringkali mereka memiliki alasan tambahan. Dalam kasus anak magang di kantor saya, alasan tersebut adalah karena mereka akan melakukan penelitian dengan tema yang bersinggungan dengan tugas-tugas di kantor.

Dengan memahami alasan mereka datang, maka kita dapat menyesuaikan alokasi waktu untuk mereka. Sebagai contoh, anak magang di kantor saya selain mendapatkan tugas dari kantor juga mendapatkan waktu untuk melakukan penelitian mereka sendiri.

2. Perkenalkan pada Dunia Kerja yang Sebenarnya

Sesuai dengan tujuan utama anak magang, yaitu ingin mendapatkan pengalaman di dunia kerja yang sebenarnya dan menerapkan ilmu yang didapat di bangku-bangku sekolah, maka kita/kantor yang menerima juga harus menyesuaikan diri. Kita bertugas untuk memperkenalkan dunia kerja kepada mereka.

Cara yang saya tempuh adalah dengan menyesuaikan urutan penerimaan pegawai. Tentu tidak selengkap dengan urutan yang sebenarnya, namun setidaknya mirip-mirip dikitlah….

Saya meminta mereka untuk membuat lamaran pekerjaan dan membuat cv. Skenarionya seolah-olah mereka mendapatkan informasi mengenai lowongan pekerjaan dari kantor, tugas mereka kemudian adalah untuk melamar lowongan tersebut dan melengkapinya dengan cv.

Setelah lamaran dan cv diterima, saya pun meminta mereka untuk menyiapkan diri karena akan dilakukan proses wawancara. Berdasarkan lamaran dan cv yang diterima, maka simulasi wawancara pun dilakukan dengan berbagai pertanyaan yang menyerupai proses wawancara sebenarnya.

Jangan lupa, setelah proses ini, maka dilakukan evaluasi terhadap lamaran, cv, dan wawancara. Hal ini penting karena bisa jadi lamaran, cv, dan wawancara yang mereka susun dan lakukan belum sempurna dan perlu ada perbaikan. Di tahap ini, hendaknya kita beri masukan dan saran, bagaimana membuat lamaran, cv, dan melakukan proses wawancara yang baik.

Tempo hari saya sudah melakukan aktivitas ini. Hal yang menarik adalah teman-teman magang itu merasakan tekanan yang nyata padahal seluruh proses sekadar simulasi. Ada yang bilang mereka nervous dan deg-degan. Ada yang kebingungan karena pertanyaan yang diajukan jauh berbeda dengan yang dibayangkan. Serta komentar-komentar menarik lainnya.

Pendek kata, kegiatan ini sangat bermanfaat bagi teman-teman magang sebagai pengetahuan dan pengalaman manakala mereka melakukan aktivitas serupa nantinya ketika akan bekerja.

3. Berikan Tugas, Supervisi, dan Deadline

Setelah proses melamar kerja dan wawancara, maka barulah anak magang sah memasuki dunia kerja yang sebenarnya.

Mereka mengharap-harapkan tugas dari kantor dan gelisah jika dibiarkan begitu saja. Agak bingung juga manakala tugas-tugas yang harus mereka lakukan belum siap. Sebab, terlihat sekali mereka sangat bersemangat untuk bekerja.

Kita dari kantor seyogyanya merespon antusiasme itu dengan baik, yaitu dengan memberikan tugas-tugas yang harus mereka selesaikan. Alangkah lebih baik lagi, jika sebelum mereka datang, sudah direncanakan apa saja tugas bagi rekan-rekan magang.

Peralihan dari sekolah ke kerja adalah satu tantangan sendiri yang terkadang sulit diatasi. Di sekolah, tugas-tugas diberikan dengan perintah yang jelas, misalnya berapa halaman sebuah tulisan, apa jenis huruf yang digunakan, berapa spasi yang harus dipakai dan berbagai instruksi lainnya. Selain itu, deadline pun sudah ditentukan dengan jelas dari awal, misalnya tugas ini harus selesai sebelum tanggal sekian.

Nah, tugas yang kita berikan bagi anak magang sebaiknya juga menyesuaikan dengan sistem sekolah itu agar teman-teman magang tidak kebingungan.

Jangan lupa untuk memberikan pendampingan dan supervisi selama pelaksanaan tugas, termasuk memberikan kritik dan saran atas hasil tugas-tugas teman-teman magang.

Dengan melakukan berbagai hal ini, diharapkan pengalaman magang di kantor kita dapat menjadi pelajaran berharga bagi teman-teman yang magang ke depannya nanti.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to Top
%d bloggers like this: