Pelatihan: Template for Knowledge Capturing

Topik:
Koordinasi relawan untuk mendukung relokasi

Latar Belakang:
Banyak relawan yang berkerja mendukung proses relokasi bencana erupsi Gunung Merapi 2010 tetapi belum terkoordinir dengan baik

Tantangan:

  • Pemetaan tujuan dan sasaran relawan yang belum jelas
  • Ada relawan yang angsung masuk pada wilayah relokasi tanpa ada koordinasi dengan pemangku wilayah tersebut
  • Adanya karakteristik tertentu (adat, budaya, agama, habit) yang menjadi kendala pada saat penanganan relokasi bersama pengungsi
  • Terbatasnya pemahaman penanggulangan bencana pada SKPD terkait
  • Konsep relokasi yang diajukan oleh para relawan tidak semuanya terakomodir
  • Adanya ketidaksesuaian cluster (keterampilan) relawan dengan kebutuhan masyarakat yang direlokasi
  • Sistem birokrasi yang menghambat koordinasi relawan dalam menjalankan perannya pada proses relokasi

Solusi:

  • Perlunya penguatan kapasitas relawan
  • Perlunya efektivitas koordinasi dalam birokrasi
  • Transparansi proses deploy relawan (peta kapasitas, sarpras)
  • Perlu adanya Juknis (SOP) untuk peran relawan pada saat pasca bencana
  • Perlu ada monitoring dan evaluasi dari lembaga yang terkait (BPBD dan lembaga/organisasi relawan).
  • Kepala Desa setempat sebagai pengawas dan coordinator bagi kelompok relawan yang belum melakukan koordinasi.
  • Kepala Daerah memfasilitasi/menjembatani koordinasi antara relawan dengan SKPD terkait.
  • Pembelajaran:
  • Mengetahui apa kebutuhan relawan dalam masa pasca bencana khususnya dukungan untuk relokasi dan livelihood
  • Mengetahui klaster relawan yang dibutuhkan dalam masa pasca bencana
  • Mengetahui fase-fase dalam koordinasi

Rekomendasi:

  • Adanya SOP pembendayaan relawan pada pasca bencana
  • Sosialisasi Perka BNPB “Tentang Relawan Penanggulangan Bencana”
  • Perlunya pendokumentasian kegiatan/pelaksanaan relawan dalam pasca bencana

Pelatihan: World Bank ‘Knowledge Capturing and Packaging III’

CAPTURING AND PACKAGING PRACTICES AND EXPERTISE
ON COORDINATION OF VOLUNTEERS TO SUPPORT RESETTLEMENT
GROUP 1

Pengetahuan yang akan direkam adalah: Koordinasi relawan untuk mendukung relokasi.
Narasumber: Ibu Enny Supartini, Kasubdit Peran Masyarakat Direktorat Pemberdayaan Masarakat, BNPB
Teknik: Story Telling dan Wawancara
Lokasi: Meeting Room, BNPB
Waktu: 09.00-11.00 WIB
Sarana/Prasarana: Note, Recording, Video
Peran:
Ibu Enny (Narasumber)
Dewanto (Notulen)
Jasri (Pewawancara)
Harold (Kameramen)
Herry (Editor)
Risiko:
Peluang: Meeting lanjutan dengan relawan dan BPBD Prov atau Kab/Kota

PERTANYAAAN:

Erupsi merapi pada tahun 2010, sangat berdampak di masyarakat Yogyakarta khususnya di 4 kabupaten kota, diperkirakan 500 ribu pengungsi yang terpapar. Siapa saja yang berperan didalam penanganannya?

Jawaban :
Pengerahan sumberdaya manusia dari semua elemen, SKPD baik sipil militer termasuk kekuatan relawan

Kami akan menyoroti relawan pada saat pasca bencana, bagaimana cara koordinasi relawan dalam pasca bencana?

Jawaban :
Lembaga /organisasi relawan mengajukan konsep atau proposal disampaikan pada SKPD yang terkait, mungkin BPBD atau kepala daerah tsb, yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan wilayah yang terpapar.

Masalah apa saja yang muncul pada saat koordinasi relawan yang terkait pasaca bencana?

Jawaban :
Banyak relawan yang tidak tahu peta terdampak, kebutuhan, ketrampilan yang dibutuhkan pada saat pasca bencana. Termasuk tidak jelas konsep kerjanya (TOR/proposal)

Apa saja hal-hal yang harus dikoordinasikan oleh relawan dalam fase pasca bencana khususnya pada saat relokasi?

Jawaban :
Pertama harus tahu jumlah masyarakat terpapar yang akan direlokasi (ada pemetaan wilayah relokasi , jalur relokasi, dan sarana pra sarana yang dibutuhkan, dan sasaran dari relawan). Kedua Siapa saja yang terlibat dalam relokasi.

Bagaimana dengan relawan yang sudah membantu sebelumnya ?

Jawaban :
Tidak ada masalah, asal tetap dikoordinasikan dengan kepala daerah atau kepala desa yang tentu disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat di fase pasca bencana.

Solusi:

  • Perlunya penguatan kapasitas relawan
  • Perlunya efektivitas koordinasi dalam birokrasi
  • Transparansi proses deploy relawan (peta kapasitas, sarpras)
  • Perlu adanya Juknis (SOP) untuk peran relawan pada saat pasca bencana
  • Perlu ada monitoring dan evaluasi dari lembaga yang terkait (BPBD dan lembaga/organisasi relawan).
  • Kepala Desa setempat sebagai pengawas dan koordinator bagi kelompok relawan yang belum melakukan koordinasi.
  • Kepala Daerah memfasilitasi/menjembatani koordinasi antara relawan dengan SKPD terkait.

Lesson Learned:

  • Mengetahui apa kebutuhan relawan dalam masa pasca bencana khususnya dukungan untuk relokasi dan livelihood.
  • Mengetahui klaster relawan yang dibutuhkan dalam masa pasca bencana
  • Mengetahui fase-fase dalam koordinasi

Pelatihan: World Bank ‘Knowledge Capturing and Packaging II’

CAPTURING AND PACKAGING PRACTICES AND EXPERTISE
ON COORDINATION OF VOLUNTEERS TO SUPPORT RESETTLEMENT
DISKUSI II
GROUP 1

Pengantar
Pada diskusi kedua ini, dilakukan penajaman topik dari diskusi pertama, yaitu peran relawan khususnya pada masa pasca bencana. Perbaikan lainnya adalah, dilakukan pencatatan pertanyaan dari pewawancara kepada narasumber. Berikut jalannya diskusi yang bisa dicatat:

Siapa yang berwenang untuk melakukan koordinasi relawan pada saat bencana dan pasca bencana?

  • Terlebih dahulu perlu diketahui proses penentuan masa tanggap darurat, yaitu adanya pernyataan dari Pemerintah Daerah. Setelah pernyataan tersebut dicabut, maka tiba masa pasca bencana.
  • Pada saat erupsi Merapi terjadi, belum semua kabupaten/kota memiliki BPBD. Hal ini mengakibatkan relawan yang masuk pun belum semuanya melakukan koordinasi dengan BPBD. Relawan yang memiliki konsep atau proposal biasanya akan melakukan koordinasi dengan BPBD atau Pemda, namun ada pula yang langsung terjun ke masyarakat.
  • Koordinasi relawan pada saat penanggulangan bencana, termasuk pada masa pasca bencana adalah dengan BPBD. Namun, dalam kondisi belum ada BPBD, maka koordinasi dilakukan dengan Pemda. Hal yang harus diperhatikan adalah, sistem koordinasi yang birokratis terkadang menjadi kendala.

Apa saja bentuk bantuan dari relawan yang diberikan kepada warga pada saat pasca bencana?

  • Bantuan yang diberikan dalam bentuk barang dan jasa. Namun, sebenarnya daerah sudah memiliki konsep apa yang akan dilakukan sesuai dengan keperluan daerah. Dari situ, relawan menyesuaikan bantuan atau area kerjanya dengan konsep dari daerah. Relawan yang sudah bekerja sejak masa tanggap darurat dapat melanjutkan perannya, namun yang baru datang harus menyesuaikan dengan konsep dari daerah.
  • Bentuk bantuan dari relawan dapat berupa: dukungan untuk proses pemindahan warga ke tempat relokasi. Selain itu, juga bisa memberikan dukungan livelihood sesuai keahlian yang dimiliki oleh relawan, misalnya penggunaan dan pengelolaan sepeda motor trail, penguasaan bahasa asing, pos kesehatan, psikososial, adaptasi, dan pendidikan.

Sampai di mana kewenangan BPBD dalam melakukan koordinasi?

  • Terlebih dahulu perlu ada proposal dari relawan agar Pemda mengetahui sampai kapan relawan tersebut bekerja, di mana, dan apa jenis dukungan yang diberikan. Bila Pemda tahu, maka bisa dilakukan persiapan untuk pergantiannya bila relawan yang bersangkutan sudah selesai bekerja nantinya.
  • Diperlukan narasumber dari BPBD untuk meng-konfirmasi apakah sudah dilakukan proses evaluasi peran dan kerja relawan. Apakah BPBD sudah melakukan pengecekan manakala program relawan selesai?
  • Guna memudahkan koordinasi, perlu ada pemetaan siapa melakukan apa di mana (3W).

Warga di lokasi relokasi membutuhkan bantuan, namun tidak ada relawan yang bisa membantu, ke mana mereka harus meminta bantuan? Selain itu, kenapa warga justru lebih dekat dengan relawan daripada dengan pemerintah?

  • Itu adalah hasil dari permasalahan birokrasi sehingga warga lebih dekat dengan relawan daripada ke pemerintah. Selain itu, relawan langsung bekerja di tengah-tengah masyarakat dan sudah mengenal lama. Namun, perwakilan pemerintah yang ada di desa seperti RW, Kades, bahkan bidan bisa menjadi corong warga.
  • Guna mengatasi persoalan permohonan dari warga yang belum bisa dipenuhi oleh relawan, Pemda biasanya akan menghubungi mitra-mitra kerjanya dan meminta bantuan.

Apa saja masalah koordinasi dengan relawan yang biasa ditemui?

  • Konsep kerja relawan yang belum jelas menyulitkan Pemda untuk mengarahkan di mana relawan tersebut bisa bekerja.
  • Terkadang ada tuntutan dari relawan yang tidak bisa dipenuhi oleh Pemda/BPBD.
  • Koordinasi tidak selalu dengan BPBD, namun juga dengan Kades, hal ini terutama terjadi bila relawan tersebut sudah bekerja sejak masa tanggap darurat.

Di mana posisi relawan dalam rencana kontijensi sampai dengan pasca bencana?

  • Tidak semua relawan masuk dalam rencana kontijensi. Hanya mereka yang sudah terlibat dari kondisi pra sampai dengan pasca bencana seperti PMI, Satgana, dan Tagana.
  • Diperlukan narasumber dari daerah untuk mengetahui keterlibatan relawan dalam rencana kontijensi.

Solusi:

  • Penguatan kapasitas relawan perlu dilakukan
  • Efektivitas koordinasi dalam birokrasi
  • Transparasi proses distribusi relawan

Pelatihan: World Bank ‘Knowledge Capturing and Packaging I’

CAPTURING AND PACKAGING PRACTICES AND EXPERTISE
ON COORDINATION OF VOLUNTEERS TO SUPPORT RESETTLEMENT
DISKUSI I
GROUP 1

Pengantar
Sebelum dilakukan diskusi, terlebih dahulu dilakukan penyamaan persepsi mengenai relawan dan perannya dalam penanggulangan bencana. Narasumber melakukan story telling kepada anggota grup dan kemudian secara natural, masing-masing anggota menanyakan hal-hal yang kurang jelas. Berikut beberapa hal yang bisa dicatat selama jalannya diskusi:

Latar Belakang
Banyak relawan yang bekerja dalam penanggulangan bencana, namun belum terkoordinir dengan baik.

Tantangan

  • Relawan yang berperan pada masa tanggap darurat atau pasca bencana, hendaknya mengetahui kondisi pra bencananya.
  • Ada kontrak yang membatasi masa/waktu relawan bekerja.

Belum Dilakukan:

  • Koordinasi
  • Sosialisasi
  • Pemetaan yang baik: siapa melakukan apa di mana?
  • Pendokumentasian yang baik (capture knowledge) dari peran-peran relawan
  • LSM yang bekerja melakukan pelaporan/izin kepada Posko PB
  • Publikasi peran relawan yang bekerja pada saat pasca bencana
  • Konsolidasi OPD/SKPD yang terkait dengan peran/kerja relawan

Sudah Dilakukan

  • Relawan menyarankan sebuah tempat relokasi
  • Relawan membantu pemulihan livelihood dan mendukung terjadinya perubahan livelihood

Rekomendasi

  • Perlu adanya open desk untuk relawan
  • Agar dilakukan sosialisasi Perka 2 Tahun 2012 tentang relawan kepada khalayak, termasuk relawan itu sendiri
  • Agar dilakukan asessment dan pendokumentasian termasuk pelaporan sebagai bahan pembelajaran
  • Agar dilakukan peningkatan kapasitas relawan dalam perannya untuk PB